Comment s’inscrire aux concours

Pour chaque concours, EPIC vous accueille sur sa plateforme d’inscription http://fr.inscription.epic-asso.com/
Cette plateforme a pour objectif de donner un maximum de chance à tous les participants en améliorant l’ergonomie, l’accessibilité et en simplifiant un maximum d’étapes.

– La plateforme est MULTI-LANGUES ( FR / EN )

– La plateforme permet de PREPARER SON INSCRIPTION.
Pour chaque nouveau concours organisé par EPIC, vous pouvez préparer votre inscription avant l’ouverture des inscriptions en remplissant le formulaire. Vous pouvez éditer et compléter si besoin votre inscription… afin d’etre prêt le jour J.

– La plateforme RENOMME VOS MEDIAS.
Les habitués des concours EPIC savent que nous demandions jusqu’à présent un nommage spécifique des medias reprenant votre prénom, nom, nom de la série et nom du personnage pour les images et l’audio. Cela nous permet une meilleure gestion des inscriptions jusqu’au passage sur scène. Ce point était régulièrement un motif de refus d’inscription.

– La plateforme CERTIFIE VOTRE ACCEPTATION DES REGLEMENTS.
Fini les feuilles à imprimer que bon nombre d’entre vous oubliait d’apporter le jour J.

Découvrons maintenant plus en détail le processus d’inscription.

1. Créer son compte
Cliquez sur le bouton en haut à droite « Créer un compte » afin de remplir le formulaire.
Vous devez rentrer les informations exactes suivantes, elles ne seront pas communiquées à des tiers:
– Nom
– Prénom
– Pseudo
– Email
– Mot de passe
– Date de naissance

Une confirmation de création de compte vous sera envoyée à l’adresse email que vous aurez saisi.
Cliquez sur le lien présent dans l’email afin de valider votre compte.
Dans le cas où vous ne recevriez pas l’email dans un delai raisonnable, n’hésitez pas à nous écrire à contact[at]epic-asso.com afin que nous puissions vous apporter une réponse rapide.

2. Mon compte
Vous pouvez maintenant vous connecter à votre compte en cliquant sur le bouton « Connexion » en haut à droite.
Saisissez votre adresse email et votre mot de passe.
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe perdu ? » afin de recevoir un mot de passe temporaire.
Une fois connecté, un nouveau bouton « Concours » apparaît dans le menu. Vous pouvez visualiser la liste de tous les concours organisés par EPIC.

3. Préparer son inscription
Cliquez sur le bouton « Préparer son inscription » présent pour chaque concours affiché dans la page Concours.
Vous pouvez à présent prendre connaissance des règlements du concours, qui peuvent être différent d’un concours à un autre. Prenez le temps de tout lire.
Choisissez votre type d’inscription solo ou groupe
A. Solo
En tant qu’unique participant, nous connaissons déjà votre nom, prénom et date de naissance.
Vous devez alors renseigner le nom de la série, le nom du personnage, indiquer si c’est votre premier concours cosplay (toute convention confondue), si votre cosplay est une création personnelle (création originale, fanart, etc… si le règlement du concours l’autorise).

Vous devez télécharger sur notre plateforme votre fichier audio et votre image de référence. Nous n’acceptons plus les lien externes vers des sites de partage de fichiers.

Vous devez nous indiquer TOUTES vos armes et accessoires et vos éventuelles remarques dans le champ prévu. Attention, tout objet non déclaré lors de l’inscription devra être déclaré lors du checking le jour J afin d’être contrôlé et autorisé à monter sur scène.

Vous pouvez maintenant valider. Votre inscription est prête. Vous pouvez la modifier à votre convenance jusqu’à l’ouverture des inscriptions du concours.

B. Groupe
Seul le chef de groupe crée l’inscription de son groupe.
En tant que chef de groupe, nous connaissons déjà votre nom, prénom et date de naissance.
Vous devez alors renseigner le nom de la série, le nom du personnage, indiquer si c’est votre premier concours cosplay (pour tout le groupe, toute convention confondue), si votre cosplay est une création personnelle (création originale, fanart, etc… si le règlement du concours l’autorise).

Vous devez télécharger sur notre plateforme le fichier audio du groupe et votre image de référence. Nous n’acceptons plus les lien externes vers des sites de partage de fichiers.

Vous devez nous indiquer TOUTES vos armes et accessoires et vos éventuelles remarques dans le champ prévu. Attention, tout objet non déclaré lors de l’inscription devra être déclaré lors du checking le jour J afin d’être controlé et autorisé à monter sur scène.

Cliquez sur le bouton « Ajout membre » pour inscrire une personne de votre groupe en renseignant son prénom, nom, date de naissance, série et nom du personnage et image de référence.
Répétez l’opération pour chaque membre.

Vous pouvez à tout moment ajouter et supprimer un membre à votre groupe.

Vous pouvez maintenant valider. Votre inscription est prête.
Vous pourrez la modifier à votre convenance jusqu’à l’ouverture des inscriptions du concours.

4. Ouverture des inscriptions
A. Vous avez préparé votre inscription
Cliquez sur le bouton « Soumettre votre inscription » et passer à l’étape C.
B. Vous voulez créer une inscription
Remplissez votre inscription en complétant les champs comme indiqué dans la partie 3. « Préparer son inscription », cliquez sur « Valider » et passer à l’étape C.
C. Accepter les règlements
Une pop-up vous demande de confirmer l’acceptation totale des règlements du concours (vous pouvez les lire ou relire si besoin grâce aux liens proposées).
Cliquez sur la case à cocher si vous acceptez les règlements, vous pouvez soumettre votre inscription pour participer au concours.
Vous êtes maintenant en attente de traitement de votre inscription.

5. Durant la période d’ouverture des inscriptions
Vous pouvez consulter sur la page concours l’avancement de votre inscription.
Si celle-ci est complète et jugé valide, vous en serez averti sur la page.
Si celle-ci est refusée, vous en serez averti sur la page et vous recevrez un email avec les motifs de refus. Vous pourrez modifier votre inscription sur la plateforme et la soumettre à nouveau. Aucune modification via email ne sera acceptée

6. Cloture des inscriptions
Il n’est plus possible de s’inscrire au concours et aucune modification n’est autorisée sur l’inscription. Si celle-ci est en état « refusée », vous ne pourrez plus la modifier et la soumettre.
Ne tardez donc pas à vous inscrire.
Les équipes en charge du concours procèdent alors à la validation du concours.
Par ordre d’inscription (jour et heure), les inscriptions « lu et complètes » sont ajoutées jusqu’à remplir le concours. Elles sont dites « Validé ». Les suivantes sont ajoutées en « Liste d’attente ».

Un email est envoyé à chaque inscription validées ou en liste d’attente afin de vous informer de votre situation.